IA te ajuda a se preparar para uma reunião de negócios; saiba como

Seja para um pitch comercial, reunião com cliente, apresentação de negócios, palestra no ambiente de trabalho, reunião com investidores ou até mesmo apresentação de um trabalho acadêmico, um conjunto de habilidades interpessoais adequadas somado a um tempo de preparação são fundamentais para se obter os resultados desejados. Dessa forma, utilizar ferramentas de inteligência artificial (IA) pode otimizar tempo e oferecer dicas valiosas ao se preparar para alguma reunião importante.

São diversas as aplicações de IA nesse cenário, desde a construção de roteiros e pautas para as reuniões, oferecimento de dicas sobre postura e comunicação assertiva ou até mesmo na formulação das apresentações de slides. Independente do cenário, quanto mais informações o usuário fornecer para a ferramenta a respeito de seus objetivos e do teor da reunião, mais precisos serão as indicações apresentadas.

Veja algumas formas de usar IA para se preparar para reuniões:

Construção de slides

Neste momento não são necessárias grandes habilidades em design ou apresentações extremamente complexas para causar uma boa impressão durante a reunião. Uma sessão de slides objetivos, bem organizados, com uma formatação alinhada e com uma boa disposição das informações são suficientes para passar a mensagem pretendida.

Dito isso, como uma forma de economizar tempo na construção de slides e dedicar mais esforço na preparação de roteiros e outras práticas antes da reunião,  as IAs são capazes de criar modelos de apresentações personalizados para o usuário. Em ferramentas como Gamma.App ou Tome.AI, basta o usuário descrever a estrutura que pretende nos slides e inserir o conteúdo, que a ferramenta fará a organização das informações e construirá um modelo de slides personalizável, otimizando tempo e esforço.

Ferramentas geradoras de texto também podem ser utilizadas na construção de possíveis “esqueletos” ou roteiros para os seus slides, dando uma ideia sobre a melhor forma de progredir no assunto apresentado.

Aqui estão alguns prompts úteis para criar uma apresentação com IA:

“Farei uma apresentação dos resultados obtidos, avaliações de clientes e principais problemas encontrados pelo setor de marketing da minha empresa. Formule um breve esqueleto abordando como devo estruturar os tópicos da minha apresentação de slides.”

“Liste os principais tópicos que devem estar presentes em um pitch comercial para uma banca de investidores.”

Formulação de roteiros

Outro aspecto a ser considerado antes de uma reunião importante é a preparação de um roteiro pessoal para guiar o usuário ao longo da reunião. Conhecer o conteúdo por trás da apresentação é fundamental para evitar contradições, especialmente quando se trata de reuniões longas, por isso a construção de um roteiro (seja para estudo prévio ou mesmo para guiar o usuário durante a reunião) pode facilitar a transmissão do conteúdo e absorção do mesmo pelos presentes.

As ferramentas de IA nesta etapa são capazes tanto de formular um primeiro esboço de um roteiro a ser utilizado, como também corrigir erros em um material já pronto (sejam estes erros ortográficos, de coesão ou coerência). IAs como ChatGPT, Copilot ou Gemini também são úteis para a construção das pautas de reunião a serem distribuídas entre os presentes, sendo outro elemento para facilitar a absorção do conteúdo.

Esses são alguns prompts para a formulação de roteiros de reuniões usando IA:

“Escreva um roteiro contendo os principais tópicos para uma reunião sobre cultura empresarial. O roteiro será utilizado para me guiar ao longo da reunião e deve estar em bullet points para facilitar o entendimento rápido. Utilize como base o conteúdo bruto da apresentação [INSIRA].”

“Corrija o meu roteiro para uma apresentação de um artigo acadêmico em um simpósio. Aponte erros de ortografia, coerência, coesão ou mesmo possíveis contradições de conteúdo [INSIRA TEXTO]”.

Postura durante a apresentação

Por fim, um outro aspecto determinante para uma boa reunião é a postura. Mesmo com uma boa apresentação e um conteúdo sólido, uma má postura profissional ou uma dificuldade em transmitir a mensagem podem comprometer o entendimento dos presentes.

Portanto, nesses momentos as IAs são capazes de dar dicas sobre como manter uma boa postura e desenvolver habilidades de conversação coerentes para a reunião. Além disso, as plataformas também podem simular possíveis perguntas que seriam feitas pelos presentes, aumentando a eficácia da sua preparação.

Esses são alguns prompts para utilizar IA para ter uma boa postura profissional:

“Liste dicas sobre como manter uma boa dicção e adesão ao roteiro de apresentação durante um longo período de tempo. Apresente também formas de evitar nervosismo, gaguejos ou possíveis contradições de fala.”

“A partir do conteúdo apresentado sobre a minha reunião, formule sete possíveis questionamentos que podem ser feitos pelos presentes. [INSIRA O CONTEÚDO]”.

Ferramentas de IA para se preparar para uma reunião

Tome AI App: crie slides por meio de inteligência artificial

O Tome AI App é uma ferramenta online que permite criar apresentações de slides usando inteligência artificial. A plataforma é capaz de analisar o conteúdo inserido pelo usuário e gerar um design personalizado e esteticamente agradável para a apresentação. O processo é rápido e fácil, permitindo que pessoas sem experiência em design gráfico possam criar apresentações de alta qualidade.

Dessa forma, a ferramenta é capaz de gerar apresentações personalizadas para a necessidade de cada reunião, otimizando tempo e esforço em um período preparatório.

JotBot AI: O assistente de escrita com IA que imita seu estilo

O JotBot AI é um assistente de escrita movido a inteligência artificial que imita seu estilo de escrita exclusivo. Com sua tecnologia de correspondência de estilo de idioma (LSM), o Jotbot AI analisa e replica seu tom, estrutura de frases e preferências de escrita.

Durante a preparação para uma reunião, o JotBot tem utilidade na construção de roteiros adequados ao tom de cada apresentação, sejam estes para estudo e preparação do apresentador, ou mesmo para guiá-lo ao longo da reunião.

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